Dokumentenart

Für die Archivierung in einem ECM System werden Metadaten benötigt, die das Dokument im ECM beschreiben und mit denen das Dokument dort recherchiert und angezeigt werden kann. Die Metadaten für ein Dokument werden über die Dokumentenart definiert. Die Dokumentenart verweist auf ein Aktenplanelement.

Einem Aktenplanelement können beliebig viele Dokumentenarten zugewiesen werden. Bspw. kann das Aktenplanelement Kundenauftrag über die Dokumentenarten Auftragsbestätigung, Schriftverkehr, Zollunterlagen, usw. verfügen.

Einer Dokumentenart wird zusätzlich eine Indexdefinition zugeordnet. Die Indexdefinition enthält eine Sammlung von Tabellenfeldern und berechneter Werte, die später an das ECM System übertragen werden. Bspw. enthält der Index für Verkaufsaufträge die Tabellenfelder Auftragsnummer und Debitorennummer. Als berechneten Wert wird der Firmenname eingetragen, der nicht in den Tabellen für Verkaufsaufträge zu finden ist.

Eine Indexdefinition kann, einmal erstellt, für mehrere Dokumentenarten verwendet werden. Bspw. verfügen Dokumentenarten wie Auftragsbestätigung und Schriftverkehr im Kundenauftrag normalerweise über die gleichen Metadaten.

Bei der Initialisierung des Systems werden die Dokumentenarten, die Indexe und die berechneten Werte angelegt. Sie anschließen individuell angepasst und erweitert werden.

Diese Indexdaten werden bei der Ablage des Dokuments errechnet und parallel zum Dokument als XML Datei in Dynamics 365 Business Central gespeichert. Damit wird die Datenbasis erstellt, mit der zu späteren Zeitpunkt das Dokument an das nachgelagerte ECM System übergeben wird.

Indexierung Diagramm

Indexierung Funktionsweise

Mit der Ablage eines Belegausdrucks in ECM smart connect startetet der Prozess der Indexierung.

Um diesen Prozess zu starten, muss das Programm ECM; smart connect zunächst erkennen, dass ein Belegausdruck abgelegt wurde. Dies geschieht zum Abschluss des Ablageprozesses, von wo aus die Indexierung angestoßen wird.

Anhand der Berichtsnummer, die in der Ablage ebenfalls gespeichert wird und anhand der Einrichtungsdaten des Berichts ermittelt das das Programm die Indexdefinition, die für die Umsetzung herangezogen werden.

Diese Indexdefinition ist in der Einrichtung der Indexierung beschrieben. Sie enthält Verweise auf Tabellen und Felder in Dynamics 365 Busines Central, die für die Indexierung herangezogen werden sollen.

Das Programm löst diese Verweise auf und stellt die so ermittelten Dateninhalte in einer Xml-Struktur zur Verfügung. Anschließen wird diese Xml-Struktur parallel zum Belegausdruck in der Ablage von ECM smart connect gespeichert.

Wenn die Archivierung im nachgelagerten ECM System durchgeführt wird, werden mit der Bereitstellung des Belegs auch die Indexdaten exportiert. Der Export der Indexdaten erfolgt nicht in der abgespeicherten Xml-Struktur, sondern in der Form, die das Ziel-ECM System vorgibt. Die Umwandlung der Xml-Struktur in das Zielformat ist Aufgabe des jeweiligen Konnektors.

Nach erfolgreicher Archivierung werden die gespeicherten Indexdaten aus ECM smart connect gelöscht, um die Datenbank von Dynamics 365 Business Central wieder zu entlasten. Der Aktenplaneintrag selbst bleibt dabei aber erhalten.