Aktenplan

Der Aktenplan ist das zentrale Element vom ECM smart connect. Kenntnis seines Aufbaus, seine korrekte Einrichtung und das Verständnis seiner Funktionsweise sind von elementarer Bedeutung für den Einsatz des Systems in einem Unternehmen.

Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Ziel des Aktenplanes ist die übersichtliche, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung des Schriftgutes.

In ECM smart connect orientiert sich der Aktenplan eng an den Geschäftsprozessen, die von Dynamics 365 Business Central vorbestimmt sind. Die Resultate eines Geschäftsprozesses werden dabei als Geschäftsobjekt definiert. So entsteht bspw. durch den Geschäftsprozess der Angebotserfassung als Resultat das Geschäftsobjekt Angebot. Oder durch den Geschäftsprozess Buchen einer Ausgangsrechnung entsteht das Geschäftsobjekt Kundenrechnung.

Jedem Geschäftsobjekt können ein oder mehrere Belege zugeordnet werden. Dem Geschäftsobjekt Kundenrechnung wird normalerweise nur ein Ausdruck der Kundenrechnung als Beleg zugeordnet. Das Geschäftsobjekt Angebot dagegen kann auch mehrere Ausdrucke als Versionen zugeordnet bekommen.

Zwischen den Geschäftsobjekten bestehen direkte Beziehungen, die sich aus dem Geschäftsprozess von Dynamics 365 Business Central ergeben. Durch die Erstellung eines Auftrags aus einem Angebot heraus entsteht eine Beziehung zwischen den beiden Geschäftsobjekten Angebot und Auftrag. Hergestellt wird diese Beziehung über ein Referenzfeld. Im Auftrag steht die Nummer des ursprünglichen Angebots. Wenn der Auftrag geliefert wird, entsteht das Geschäftsobjekt Lieferschein, bei der Buchung das Geschäftsobjekt Rechnung. Die Beziehung zwischen den Geschäftsobjekten wird über das Feld Auftragsnummer hergestellt.

In ECM smart connect können die direkten Beziehungen zwischen den Geschäftsobjekten frei definiert werden. Eine initiale Definition wird aber mit ausgeliefert und kann per Knopfdruck installiert werden.

Durch Kombination der Geschäftsobjekte und ihrer Beziehungen entsteht eine mehrstufige Struktur. Das ist der Aktenplan.

Durch diesen Aktenplan lassen sich zusammenhängende Geschäftsprozesse über mehrere Arbeitsschritte hinweg anzeigen und analysieren. In diesem Beispiel kann sehr einfach festgestellt werden, welche Rechnung auf welchem Angebot beruht.

Ein Geschäftsobjekt im Aktenplan bleibt dabei, anders als im Standard von Dynamics 365 Business Central vorgesehen, dauerhaft bestehen. Während in Dynamics 365 Business Central die Angebotsdaten durch den Geschäftsprozess Erstellen eines Auftrags gelöscht werden, bleibt das Geschäftsobjekt Angebot im Aktenplan erhalten.

Funktionsweise Diagramm

Funktionsweise Beschreibung

Mit der Bearbeitung eines Geschäftsobjekts, bspw. eines Kundenauftrags, baut ECM smart connect parallel den Aktenplan auf. Wird ein Kundenauftrag Dynamics 365 Business Central erstellt, wird auch ein Eintrag im Aktenplan vorgenommen, der auf diesen Kundenauftrag verweist.

Um diesen Eintrag vorzunehmen, muss das Programm ECM; smart connect zunächst relevante Änderungen in der Datenbank erkennen. Generell werden Datenbankänderungen über das Globale Trigger Management von Dynamics 365 Business Central registriert. Ein Subscriberprogramm des Aktenplanmoduls bindet sich an das Globale Trigger Management und reagiert damit auf Datenbankänderungen. Was eine relevante Datenbankänderung ist, erkennt das Subscriberprogramm anhand der Definitionen in den Einrichtungsdaten von ECM smart connect.

In diesen Einrichtungsdaten werden die Elemente des Aktenplans beschrieben und die Beziehungen, in denen die Elemente zueinander stehen. Beziehungen zwischen den Elementen werden über Datenbankfelder hergestellt. Die Datenbankfelder selbst können dabei frei bestimmt werden.

Wird eine relevante Datenbankänderung erkannt, erstellt das Subscriberprogramm einen Eintrag im Aktenplan, gemäß der Definition in den Einrichtungsdaten. Dieser Aktenplaneintrag beinhaltet die Angaben zu dem Geschäftsobjekt auf das der Aktenplaneintrag verweist sowie zu den Beziehungen, die dem Geschäftsobjekt vor- oder nachgelagert sind. Bspw. wird bei Bearbeitung eines Kundenauftrags der Aktenplaneintrag für den Kundenauftrag vorgenommen sowie die Verweise auf das vorgelagerte Angebot und die nachgelagerten Lieferscheine.

Der Aktenplan baut sich somit dynamisch während der Bearbeitung eines Geschäftsvorgangs auf und kann am Bildschirm angezeigt werden. In der Strukturansicht des Aktenplans können die verbundenen Geschäftsobjekte sofort ermittelt und eingesehen werden.

Werden Belege gedruckt, auf die den Aktenplaneintrag referenzieren, werden diese Ausdrucke in ECM smart connect gespeichert und an den Aktenplaneintrag angehängt. Von dort aus können sie aufgerufen, angezeigt bzw. erneut gedruckt werden.

Ausdrucke von Belegen benötigen viel Speicherplatz in einer Datenbank. Damit die Dynamics 365 Business Central Datenbank durch das permanente Abspeichern der Ausdrucke nicht überlastet wird, sieht ECM smart connect vor, diese Ausdrucke periodisch an ein nachgelagertes ECM System zu übergeben und dort zu archivieren.

Nach erfolgreicher Archivierung werden die gespeicherten Ausdrucke aus ECM smart connect gelöscht, um die Datenbank von Dynamics 365 Business Central wieder zu entlasten. Der Aktenplaneintrag selbst bleibt dabei aber erhalten. Das Anzeigemanagement von ECM smart connect stellt dann sicher, dass der archivierte Beleg ab diesem Zeitpunkt aus dem nachgelagertem ECM System aufgerufen, angezeigt bzw. erneut gedruckt werden kann.