ECM smart connect - Einrichtung

In der ECM smart connect - Einrichtung werden zentrale Einstellungen vorgenommen, die für die gesamte Anwendung Gültigkeit besitzen. Über die einzelnen Menüpunkte lassen sich alle Funktionen von ECM smart connect einsehen und steuern.

System initialiseren

In dieser Aktionsgruppe sind alle Funktionen zusammengefasst, die die automatische Einrichtung des Systems unterstützen. Über die Aktion „Stammdaten einrichten“ wird eine Vorkonfiguration der Einrichtungsdaten ausgrollt. Die Aktion „Bewegungsdaten übernehmen“ erstellt den aktuellen Aktenplan für die im System vorhanden Geschäftsobjekte, wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine, usw. Die Aktion „Zugriffsrechte erstellen“ generiert Rollen für Anwender und Administratoren und die Aktion „Nummernserien initialisieren“ legt die erforderlichen Nummernserien an. In der Aktion „Dateninhalt übersetzen“ werden intern verwendete englischen Ausdrücke in die jeweilige Landessprache übersetzt.

Aktenplan

Die Aktionsgruppe beinhaltet die Funktionen, die die Pflege von Aktenplanelementen und deren Relationen zueinander betreffen. Über die Aktion „Stammdaten einrichten“ wird eine initiale Version des Aktenplans erstellt. Diese initiale Version kann anschließend überarbeitet und an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.

Dokumentenart

Die Aktionsgruppe umfasst alle Aktionen, die sich mit der Definition von Dokumentenarten beschäftigen. Hier wird festgelegt welche Dokumentenarten (Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, etc.) überhaupt von ECM smart connect behandelt werden sollen. Über die Definition des Index werden die Schlagworte (Auftragsnummer, Debitorennummer, Datum, etc.) festgelegt, die für eine Dokmentenart verwendet werden sollen. Eine Indexdefinition kann, wenn einmal definiert, für mehrere Dokumentenarten herangezogen werden. Berechnete Werte dienen der Definition von Schlagworten, die nicht aus der Datenbank ermittelt werden können, sondern programmtechnisch berechnet werden. Hier können Kunden die Verschlagwortung erweitern indem sie eigene Codeunits einsetzen. Über den Menüpunkt „System initialisieren“ wird eine Vorkonfiguration der Dokumentenarten automatisch erstellt.

Ausgehende Dokumente

In diese Aktionsgruppe finden Sie die Aktionen für die Behandlung von Berichten, die durch Microsoft Dynamics 365 Business Central gedruckt werden und durch ERCM smart connect einer Archivierung zugeführt werden sollen. Unter der Aktion „Bericht einrichten“ wird festgelegt welche Ausdrucke überhaupt relevant sind. Über die Aktion „Prozess einrichten“ wird der Erstellungsprozess des Ausdrucks unterschieden (Druck, Buchen, Maiversand, etc.), um die Programmteile von Microsoft Dynamics 365 Business Central korrekt anzusprechen, die beim Erstellungsprozess verwendet werden. Unter dem Menüpunkt „Analyse anzeigen“, können die Programmabschnitte beobachtet werden, die bei Ausdrucken vom Druckprogramm durchlaufen werden. Dies kann nützlich sein, wenn eigenerstellte Kundenberichte in ECM smart connect aufgenommen werden sollen. Im Menüpunkt „Auftrag anzeigen“ werden die durch Ausdrucke verursachten Ablageaufträge und ihr Verarbeitungsstatus eingesehen werden. Im Menüpunkt „Gesperrte Datensätze“ werden die Datensätze angezeigt, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central gesperrt werden mussten, bis die Verarbeitung durch ECM smart connect abgeschlossen ist. Dabei handelt es sich um sogenannte flüchtige Belege wie Auftragsbestätigungen oder Bestellungen, die solange für Veränderungen durch den Anwender gesperrt werden, bis der Ausdruck in ECM smart connect gespeichert wurde.

Eingehende Dokumente

Diese Aktionsgruppe enthält Aktionen, die eingehende Dokumente betrifft. Eingehende Dokumente, das können neue Dokumente sein, die über den Scanner oder über die Dropzone in ECM smart connect importiert werden. Diese Dokumente können über den Menüpunkt „Dateischnittstellenliste anzeigen“ eingesehen werden. Es kann sich aber auch um Rücklaufbelege handeln, die Microsoft Dynamics 365 Business Central ausgegeben wurden, um anschließend, ergänzt im wichtige Informationen wieder eingescannt werden. Für diese Art der der Dokumente steht der Menüpunkt „Rücklaufbeleg“ zur Verfügung. Um Vorverarbeitungssysteme, wie Scanner und Belegerkennung, zu unterstützen, können über die Aktion „Datenbereitstellung“ Stamm- und Bewegungssdaten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central exportiert werden. Vorverarbeitungssysteme können diesen Export nutzen, um die Datenqualität bei eingehenden Dokumenten zu steigern. Über die Aufgabenwarteschlange erfolgt der Export auch periodisch.

Ablage

Ausgehende und eingehende Dokumente werden in ECM smart connect in der Ablage gespeichert. Ablage und nicht Archiv, weil Microsoft Dynamics 365 Business Central keine revisionssichere Archivierung zulässt. Bis die Übertragung der Dokumente an ein revisionssicheres Archiv erfolgt, bleiben sie in der Ablage gespeichert, von wo aus sie aufgerufen und angezeigt werden können. Der Verarbeitungsprozess, der für der Ablage nach dem Fangen, bzw. dem Einlesen des Dokuments erforderlich ist kann in der Aktionsgruppe „Ablage“ überwacht werden. Im Menüpunkt „Ablagevorbereitungsliste anzeigen“ finden Sie alle Dokumente für die ein Ablageeintrag erstellt werden muss. Die Einträge werden nach Erledigung periodisch gelöscht. Am Status kann man erkennen welche Belege noch bearbeitet werden müssen und welche bereits einen Eintrag besitzen. Im Menüpunkt „Ablageeinträge anzeigen“ finden Sie alle Dokumente, die abschließend in ECM smart connect gespeichert wurden. Sie verfügen über alle notwendigen Daten, um eine spätere Archivierung durchzuführen.

Anzeigemanagement

In der Aktionsgruppe „Anzeigemanagement“ erfolgt für ECM smart connect die Einrichtung

1. wo ein ECM Dokument aufgerufen werden kann (Aktion „Maskengestaltung einrichten“) und
2. wie eine ECM Dokument aufgerufen wird (Aktion „Anzeigemanagement einrichten“).

Der Punkt 1 betrifft die Maskengestaltung in Dynamics 365 Business Central. Über die Einrichtung von ECM smart connect wird festgelegt, in welchen Masken der Aktenplan, die Dropzone oder die Ansicht des externen DMS Systems angezeigt werden.

Der Punkt 2 betrifft die Anzeige des Dokuments. Befindet sich das Dokument noch in er Ablage von ECM smart connect, kann es von dort aus aufgerufen und angezeigt werden. Ist es bereits im externen DMS System archiviert, muss das Dokument von dort gerufen und angezeigt werden. Die Parameter für diesen Aufruf werden in der Einrichtung des Konnektors hinterlegt.

Befindet sich ein Dokument noch in der Ablage von ECM smart connect werden für das Anzeigen der Dokumente die am Client installierten Standardprogramme verwendet. Dokumente, die bereits in einem ECM System archiviert wurden, werden via Konnektor über den dort integrierten Viewer angezeigt.

Konnektor

Durch ECM smart connect lassen sich unterschiedliche ECM Systeme anbinden. Da jedes ECM System andere Anforderungen an diese Anbindung stellt, wurde für jedes ECM System ein eigenes Konnektorprogramm erstellt, das genau diesen speziellen Anforderungen entspricht. Über den Menüpunkt „Konnektor“ einrichten kann der erforderlich Konnektor ausgewählt und konfiguriert werden. Zugangsdaten, Austauschlaufwerke, Webservice Adressen, Feldzuweisungen, usw. werden dann über die Einrichtungsprogramme des Konnektors definiert. Eine Vorkonfiguration für jeden Konnektor wird bei der erstmaligen Einrichtung automatisch ausgerollt. Diese Vorkonfigurationen dienen lediglich als Beispielkonfiguration. Sie müssen vor einer Aktivierung an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens angepasst werden. Sie können mehrere Konnektoren parallel verwenden, wenn Sie bspw. ein Altarchiv weiterhin zu Ansicht nutzen wollen. Der primäre Konnektor, der der Pflege von Einrichtungsdaten herangezogen werden soll, kann über den Menüpunkt „Default Konnektor ändern“ eingetragen werden. Dokumente werden von ECM smart connect über die Aufgabenwarteschlange an ein ECM System übergeben. Die Liste anstehenden und abgearbeiteten Dokumente können über den Menüpunkt „Datentransferliste“ eingesehen und kontrolliert werden. Die Einträge in diese Liste werden bei erfolgreicher Übertragung nach Ablauf einer Karenzzeit periodisch gelöscht.

Aktualisierung

Wenn Indexwerte nach Ablage in ECM smart connect oder nach der Archivierung in einem ECM System geändert werden müssen, kommen die Menüpunkte in der Aktionsgruppe „Aktualisierung“ zum Einsatz. Im Menüpunkt „Aktualisierung einrichten“, können Datenbankfelder definiert werden, bei deren Änderung ein Auftrag zu Aktualisierung erstellt wird. In der Einrichtung wird auch definiert, welche Felder dadurch aktualisiert werden sollen. Der durch die Änderung erstellte Aktualiserungsauftrag, kann über die Aktion „Aktualiserungsauftrag anzeigen“ eingehen werden. Die Aktualisierungsaufräge werden über die Aufgabenwarteschlange periodisch abgearbeitet und nach einer Karenzzeit gelöscht.

Datensicherung

Über die Aktion „Xml-Port Liste anzeigen“ können Xml-Ports ausgewählt werden, um Daten zu exportieren oder zu importieren. Für die Übernahme von Einrichtungsdaten, die bspw. bei einer Produktivsetzung notwendig ist, wird eine vorkonfigurierte Auswahl an Xml-Ports angeboten, die auch Reihenfolge des Imports berücksichtigt.