Datensätze im Kita Planer Import Puffer verarbeiten

Nachdem Daten aus dem Kita Planer nach for.CARE importiert wurden, sollen die Daten entsprechend aufbereitet werden und per Aktion Familien und Kontakte zugeordnet/erstellt sowie Betreute erstellt werden.

Es sollen die aus dem Kita Planer importierten Importpufferzeilen entsprechend aufbereitet und in for.CARE verarbeitet werden. Es sollen existierende Familien gesucht und zugeordnet oder neue Familien inkl. Hauptkontakt 1 und 2 sowie Betreute inkl. Betreuten Org.-Zuordnung (teil-) automatisiert angelegt werden. Sofern es sich um einen neuen Betreuten handelt, soll das Feld "VER_VERTRAG_BEGINN" als "Von Datum" der Betreuten Org.-Zuordnung genommen werden. Steht zusätzlich ein Wert im Feld "VER_KUENDIGUNG_ZUM" kann dieser Wert bereits in das "Bis Datum" der Betreuten Org.-Zuordnung übernommen werden.

Angabe durch die Schnittstellenbeschreibung ist, dass im Standardprozess nur Kinder aus dem Kita Planer gesendet werden, für die es ein gültiges Vertragsverhältnis gibt (BEW_STATUS = Vertrag). Aktuell wird eine automatisierte Anlage von Betreuungsvereinbarungen als nicht realisierbar eingestuft, da ein Mapping zwischen Leistungskatalog des Kita Planers und for.CARE aktuell nicht erkennbar ist.

Besondere Felder: WOHNHAFT_BEI: steht der Wert auf "ABWEICHEND" oder "SB2", dann muss der Betreute als "Abweichende Adresse" = Ja gekennzeichnet werden und die Felder für die abweichende Adresse entsprechend gefüllt werden. KITA_ID_EXTERN: kann eine entsprechende KITA_ID_EXTERN nicht in for.CARE an einer Einrichtung eindeutig gefunden werden, kann ein Import nicht erfolgreich durchgeführt werden. VER_GRUPPE: kann eine entsprechende Gruppe nicht in for.CARE nicht eindeutig gefunden werden, kann ein Import nicht erfolgreich durchgeführt werden. Der Prozess für das Importieren, Prüfen und Verarbeiten der Daten soll wie folgt gestaltet werden: Es wird eine Verbindung zum Kita Planer aufgebaut. Es werden die Kinder aus dem Kita Planer geholt und in den Importpuffer geschrieben. Das Daten holen wird manuell durch den Anwender ausgeführt (Aktion "Daten importieren"). Daten können beim Holen über eine Funktion "Daten direkt verarbeiten" geholt und direkt weggeschrieben werden. (Default = Ja) Es werden die Importpuffer Zeilen verarbeitet Das Daten verarbeiten soll pro Datensatz ausgeführt werden. Fehler können dann direkt abgefangen werden.

1. Schritt: Sorgeberechtigter 1 + 2 (Hauptkontakt 1+2 in for.CARE) werden gesucht oder neu angelegt. Die Sorgeberechtigten sollen anhand Name + Vorname + Geburtsdatum ermittelt werden. Das Geburtsdatum wird durch den Kita Planer geliefert. Es muss entsprechend der Kontakt in Business Central erweitert werden. Es werden die Sorgeberechtigte bereits in for.CARE gefunden und es exisitert für die Kombination eine Familie. Die Kontakte und die Familie werden zugeordnet. Es werden die Sorgeberechtigte bereits in for.CARE gefunden und es exisitert für die Kombination noch keine Familie. Die Kontakte werden zugeordnet. Die Familie muss in der Kombination neu angelegt und zugeordnet werden. Es werden die Sorgeberechtigte nicht in for.CARE gefunden und es exisitert für die Kombination noch keine Familie. Die Kontakte werden angelegt und zugeordnet. Die Familie muss in der Kombination neu angelegt und zugeordnet werden.
2. Schritt: Betreuter in for.CARE suchen oder neu anlegen. Betreuter wird anhand externer Kind ID (an Betreuungsvereinbarung) und externer Kita ID gefunden. Betreuter existiert und muss nicht neu aufgenommen werden. Betreuter wird nicht anhand der IDs nicht gefunden. Es wird dann über Vorname + Nachname + Geburtsdatum gesucht. Dies ist der Fall, wenn ein neuer Bewerbungsprozess mit neuer externer Kind ID für selbes Kind ausgelöst wurde. (Beispiel: Kind wurde ursprünglich im Krippenbereich betreut und verlässt dann die Einrichtung. Ein paar Monate oder Jahre später bewerben sich die Sorgeberechtigten mit dem Kind erneut auf einen Elementarplatz. Für diese neue Bewerbung wird dann eine neue externe Kind ID vergeben). Betreuter existiert, muss aber neu aufgenommen werden. Betreuter wird auch nicht anhand der weichen Kriterien gefunden. Es wird dann der Betreute neu angelegt. Fall: komplett neues Kind in for.CARE Betreuter muss erstellt und aufgenommen werden.
3. Schritt Betreuten erstellen/zuordnen Einrichtung inkl. Org.-Struktur wird Anhand der externen Kita ID ermittelt Gruppe wird anhand "VER_GRUPPE" ermittelt (Mapping zwischen Kita Planer Gruppe und for.CARE Gruppe notwendig -> kann in extra Tabelle oder in der Gruppentabelle direkt passieren) Nächster freier Platz wird innerhalb der Gruppe automatisch ermittelt Familie + Sorgeberechtigte wurden in Schritt 1 ermittelt Gültig von Datum der Betreuten Org.-Zuordnung wird anhand von "VER_VERTRAG_BEGINN" ermittelt Gültig bis Datum der Betreuten Org.-Zuordnung wird auf unbegrenzt gesetzt oder wenn "VER_KUENDIGUNG" mitgegeben wird, auf diesen Zeitraum begrenzt
4. Schritt: Betreuungsvereinbarung anlegen Es wird eine Betreuungsvereinbarung ohne Betreuungsvereinbarungszeilen angelegt. Es wird das Feld "Externe Kind ID" gefüllt. Gültig von Datum ist das "VER_VERTRAG_BEGINN" Datum. Gültig bis Datum wird auf unbegrenzt gesetzt oder wenn "VER_KUENDIGUNG" mitgegeben wird, auf diesen Zeitraum begrenzt. Abhängig von der Einstellung in for.CARE, ob eine Betreuungsvereinbarung mit oder ohne Einrichtungsbezug angelegt werden soll, muss sonst noch entsprechend die Einrichtung der Betreuungsvereinbarung zugeordnet werden.

Es ist folgende Fehlerprüfung integriert worden: Fehler: wird kein freier Platz für das Kind für den Zeitraum ermittelt, dann muss es einen Fehler geben, dass kein freier Platz gefunden wurde -> entweder muss neuer Platz angelegt werden oder altes Kind entlassen werden. Dadurch soll rechtzeitig auf eine Überbelegung bzw. fehlerhafte Datenpflege durch den Anwender hingewiesen werden.

Es gibt die Möglichkeit, einzelne oder alle fehlerhaften Zeilen erneut zu prüfen und damit eine Verarbeitung anzustoßen. Schlägt die Prüfung erneut fehl, soll wieder der Fehler angegeben werden.

Verknüpfung zu Daten

Nach der Verarbeitung der importierten Datensätze können die folgenden Informationen direkt aufgerufen werden.

Es gibt folgende Möglichkeiten:

Den Betreuten aufzurufen

Die Familie aufzurufen

Den Sorgeberechtigten 1 aufzurufen

Den Sorgeberechtigten 2 aufzurufen

Die Betreuungsvereinbarung aufzurufen