Kita Planer Exportpuffer mit Datensätzen füllen

Es wird sich für die Nutzung des Kita Planers anhand des Standard Prozesses des Softwareanbieters Arxes Tolina orientiert. Laut diesem Prozess werden, sobald Betreute in for.CARE gepflegt werden und ein Vertragsverhältnis zustande gekommen ist (es werden nur Betreute nach for.CARE übermittelt, die ein Vertragsverhältnis haben), die Daten federführend in for.CARE gepflegt und relevante Abrechnungs- und Stammdateninformationen an den Kita Planer übertragen.

Damit Änderungen erkannt und übertragen werden können, müssen diese in definierten Tabellen für definierte Datensätze zu dem Löschen und Neuanlegen von Datensätzen im Kita Planer Exportpuffer führen.

Sofern es eine Änderung relevanter Familien- oder Betreuteninformationen gibt, werden alle bestehenden Datensätze in dem Exportpuffer für den Betreuten gelöscht werden und neue Datensätze in dem Exportpuffer für den Betreuten erzeugt. Eine Änderung in folgenden Tabellen wird die Datensätze löschen und neu erzeugen:

Betreuter, Kontakt (Hauptkontakt 1 + 2 + Betreutenkontakt), Betreuten Kontaktzuordnung, Betreuungsvereinbarungszeile, Betreuten Org.-Zuordnung, Einrichtung (Orgeinheit/ Institution)

Es dürfen Datensätze in dem Exportpuffer nur für konfigurierbare Bereiche und Betreute erzeugt werden. Für z.B. die Altenhilfe oder auch Kinder, die in Einrichtungen ohne Kita Planer Zugriff gepflegt werden, dürfen keine Datensätze erzeugt werden. Nur bei Kombination aus gefüllter KITA_ID_EXTERN und KIND_ID_EXTERN werden Datensätze für Betreuungsvereinbarungszeilen erzeugt, die entsprechend als für "Übertragung an Kita Planer" gekennzeichnet sind.

Datensätze werden erst erzeugt, sofern es abrechnungsrelevante Vertragsdaten für den Betreuten gibt. Dies bedeutet, dass mindestens eine gültige Betreuungsvereinbarungszeile mit einer für den Kita Planer gültigen Leistung hinterlegt wurde.

An den Kita Planer können über die Felder "VER_AENDERUNGEN_INDEX" und "VER_AENDERUNGEN_GESAMT" alle gültigen Leistungenszeiträume übergeben werden. Da for.CARE das federführende System ist, werden immer alle gültigen (alle BV Zeilen) Zeilen (gesamte Historie und auch zukünftige) an den Kita Planer übergeben. Solange es immer mindestens eine gültige zu übermittelnde Betreuungsvereinbarungszeile gibt, werden bei der Übertragung über die Felder "VER_AENDERUNGEN_INDEX" und "VER_AENDERUNGEN_GESAMT" bestehende Veträge gelöscht und mit den übermittelten Zeilen überschrieben. Ungültige bzw. stornierte Zeilen werden somit nicht übergeben.

Das Feld BETREUUNGSZEIT_ID gibt in dem Kita Planer die Betreuungszeiten an, die vom Land Schleswig-Holstein vorgegeben sind. Diese werden (Stand 14.08.20) vom Land wie folgt definiert:

(ID, Kurzbezeichnung, Langbezeichnung)

(1, "bis 3h", "bis 3 Stunden täglich");

(2, "bis 4h", "bis 4 Stunden täglich");

(3, "bis 5h", "bis 5 Stunden täglich");

(4, "bis 6h", "bis 6 Stunden täglich");

(5, "bis 7h", "bis 7 Stunden täglich");

(6, "bis 8h", "bis 8 Stunden täglich");

(7, "bis 9h", "bis 9 Stunden täglich");

(8, "über 9h", "über 9 Stunden täglich");

Es ist möglich, dass aus mehreren Leistungen in mehreren Betreuungsvereinbarungszeilen die Anzahl an Stunden hinterlegt werden können. Pro erstellter Export Puffer Zeile müssen die Betreuungsstunden zusammen addiert werden können und in die entsprechende ID der BETREUUNGSZEIT_ID übersetzt werden. Damit die Betreuungszeiten in Stunden erfasst werden können, soll ein neues Feld "Täglich erbrachte Stunden" (Decimal) an der Leistung hinterlegbar sein. Dieses Feld wird für die Berechnung der Betreuungszeit ID verwendet. Der Wert der Stunden soll an die Betreuungsvereinbarungszeile übertragen werden. Zusätzlich soll es ein neues Feld "Übertragung an Kita Planer" an der Leistung geben. Nur wenn dieses Feld = Ja gesetzt ist, fließt der Wert aus dem Feld "Täglich erbrachte Stunden" bzw. "Abw. täglich erbrachte Stunden" (Feld für "Abw. täglich erbrachte Stunden" wird am Leistungssatz/Betreuungsvereinbarungszeilensatz gepflegt) in die Berechnung des Betreuungszeitkontingents. Addiert man die Werte pro Exportpufferzeile werden diese Werte mithilfe einer Mappingtabelle (Neue Tabelle + Page) in die entsprechenden BETREUUNGSZEIT_ID Werte übersetzt und in das Feld am Exportpuffer geschrieben.

Exportpuffer Zeilen werden auf Basis von Zeiträumen aus sich überschneidenden und angrenzenden Leistungen aus Betreuungsvereinbarungszeilen erzeug. Dabei werden immer nur gültige Betreuungsvereinbarungszeilen für eine Ermittlung von Exportpuffer Zeilen verwendet.

Besonderheiten/ Hinweise

Es werden nur gültige Verträge übermittelt. Stornierter Vertrag wird bei der nächsten Übertragung überschrieben.

Gibt es eine Betreuungslücke, dann wird diese im Kita Planer nicht dargestellt. Es können für alle Verträge nur das VER_VERTRAG_AB übergeben werden. Ein NEUVERTRAG mit einer Betreuungslücke gibt es im Kita Planer nicht. Gibt es eine Betreuungslücke im Kita Planer, dann muss das Kind mit einer neuen KIND_ID_EXTERN (neuer Bewerbungsprozess!) im Kita Planer angelegt werden. Ein Kündigungsdatum kann und darf nur in der letzten Zeile übermittelt werden. In for.CARE gibt es in der Betreuungsvereinbarungszeile kein extra Feld für eine Kündigung. Das bedeutet, dass eine Kündigung nicht automatisch an der Betreuungsvereinbarungszeile erkannt werden kann. Eine Kündigung soll daher nur in das Feld "VER_KUENDIGUNG" geschrieben werden, wenn es an der für die Betreuungsvereinbarung gültigen Betreuten Org.-Zuordnung eine vorzeitige Entlassung gegeben hat.

Zusätzlich zu den gültigen Vertragsinformationen werden in jede Zeile Namen und Adressinformationen des Betreuten, des Hauptkontakt 1 und Hauptkontakt 2 geschrieben. Dies bedeutet, wenn sich etwas am Betreuten, der Hauptkontakt 1 und 2 Zuordnung oder den Hauptkontakt Kontakten ändert, müssen auch die Export Puffer Zeilen entsprechend mit den Stammdaten aktualisiert werden.

Besondere Felder:

Export Status: Eingefügt: wird gesetzt, wenn die Daten in den Exportpuffer geschrieben werden.

Fehler in Kita Planer: wird gesetzt, wenn es einen Fehler beim Versuch gibt einen Export an den Kita Planer durchzuführen, der auf einen Fehler stößt (Stand 21.09.20: es wurde beim Kundentest festgestellt, dass aktuell keine Fehler für einzelne Zeilen abgefangen werden können)

Exportiert: wird gesetzt, wenn die Daten erfolgreich an den Kita Planer exportiert werden konnten.

KITA_ID_EXTERN die externe Kita ID ist an Einrichtungen hinterlegbar. die externe Kita ID wird auch in jeder Export Puffer Zeile mit übermittelt. Die KiTa ID wird anhand der Betreuten Org.-Zuordnung ermittelt.

KIND_ID_EXTERN die externe Kind ID muss über den gesamten Lebensverlauf des Datensatzes bekannt sein. es kann seitens den Kita Planers mehrere externe Kind IDs geben, da mit jedem weiteren Bewerbungsprozess im Kita Planer eine neue ID vergeben wird. Dies kommt z.B. dann vor, wenn zunächst ein Kind nur für die Krippe zugeordnet wurde, der Vertrag ausläuft und nachträglich sich die Eltern neu über den Kita Planer auf einen Elementarplatz bewerben.

KIND_ID_EXTERN wird am Betreuungsvereinbarungskopf hinterlegt -> historischer Bezug die externe Kind ID wird in jede Export Puffer Zeile mit übermittelt.

NEUANLAGE_ERLAUBT dieses Feld steuert, ob im Kita Planer ein Betreuter als neuer Datensatz angelegt wird. Wird der Standardprozess Kita Planer -> for.CARE -> Kita Planer eingehalten, dann ist eine Neuanlage durch for.CARE in der Regel nicht vorgesehen. Der Parameter müsste Standardmäßig auf "n" stehen.

STATUS

Es gibt mehrere Status. Es werden für die Übertragung aktuell nur "NEUVERTRAG", "VERTRAGSÄNDERUNG", "KÜNDIGUNG" verwendet. Die vorherigen Status sind nicht interessant, da nur Betreute übertragen werden, bei denen es mindestens einen gültigen Vertrag gibt.

IN_PRÜFUNG, WARTELISTE, VORMERKUNG, ZUSAGE, ZUSAGE DURCH ELTERN, ABSAGE, NEUVERTRAG, VERTRAGSÄNDERUNG, KÜNDIGUNG