Firma
Die Datensätze der Entität Firma repräsentieren Unternehmen, mit denen Sie irgendeine Art von Geschäftsbeziehung haben. Dazu können Kunden, Partner, Lieferanten und mehr gehören.
Die Entität Firma ist eine der zentralsten Entitäten innerhalb jeder Installation von Microsoft Dynamics 365 - einschließlich jeder for.REALESTATE-Installation. Die Dokumentation von Microsoft Dynamics 365 bietet eine umfangreiche Dokumentation und Anleitung zur Arbeit mit Firmen-Datensätzen. Daher zeigen wir in diesem Dokument nur einen Bruchteil der Firmen-Funktionalität und verweisen auf die offizielle Microsoft-Dokumentation. Darüber hinaus werden Ihre Prozesse einschließlich der Firmen während Ihres for.REALESTATE-Projekts angepasst. Bitte sehen Sie auch in Ihrer Projektdokumentation nach und fragen Sie Ihren Projektleiter nach weiteren Einzelheiten.
Erstellen von Firmen-Datensätzen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Firmen-Datensatz zu erstellen:
- Wählen Sie im Hauptmenü von for.REALESTATE die Schaltfläche Firma im Abschnitt Kunden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Ein neues Formular öffnet sich.
- Geben Sie die Informationen entsprechend den folgenden Angaben ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oder Speichern & Neu.
Die Entität Firma enthält die folgenden Felder:
| Feldname | Erforderlich | Beschreibung |
|---|---|---|
| Name | Ja | Name der Firma. Wird in Lookups und den meisten Ansichten vom Typ Firma verwendet. |
| Primärer Kontakt | Primärer Kontakt der Firma. | |
| Firmennummer | Id der Firma. | |
| Übergeordnete Firma | Muttergesellschaft, die mit dem Datensatz der aktuellen Firma verknüpft ist. | |
| E-Mail-Adresse der Firma. | ||
| Telefon | Die Haupttelefonnummer der Firma. | |
| Telefon 2 | Zusätzliche Telefonnummer. | |
| Fax | Die Faxnummer der Firma. | |
| Website | Die Website-URL der Firma. | |
| Adresse | Die Adresse der Firma. Zusammengesetztes Feld, das Straße, Stadt und mehr anbietet. |
Diese Liste zeigt nur einen Bruchteil der Felder der Entität Firma. Eine vollständige Beschreibung finden Sie in der offiziellen Dokumentation von Microsoft Dynamics 365.
Kommunikationsdaten
Die Entität Firma bietet eine Vielzahl von Feldern zur Speicherung von Informationen zum Kommunikationskanal, wie z.B. E-Mail-Adressen, Telefon- oder Faxnummern. Während Ihres for.REALESTATE-Projekts sollten Sie klar definieren, welche Art von Informationen in welchen Feldern gespeichert werden müssen. Hier sind einige Beispiele für Details, die Sie für Ihr Unternehmen entscheiden sollten. Solche Fragen sollten vor Beginn der Arbeit mit Ihrem CRM-System beantwortet werden; die entsprechenden Felder sollten in Ihrer gesamten Organisation einheitlich ausgefüllt werden:
- Wer ist der Hauptansprechpartner einer Firma? Geschäftsführer? Eine Sekretärin?
- Welche Adresse ist im E-Mail-Feld einer Firma gespeichert? info@company.com? Die E-Mail-Adresse des Hauptansprechpartners?
- Wollen wir ein bestimmtes Format zum Speichern von Telefonnummern verwenden?
Bitte sehen Sie in Ihrer Projektdokumentation nach und fragen Sie Ihren Projektleiter nach weiteren Informationen.
Aktivitäten
Aktivitäten können mit Firmen verknüpft werden, indem das Feld Bezug der Aktivitäten verwendet wird. In den meisten Situationen reicht es aus, wenn in den Aktivitäts-Feldern der Aktivitäts-Datensätze die Entität Firma hinzugefügt werden, wie z.B. die Bis oder Von Felder in E-Mails. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Aktivitäten in dieser Dokumentation.
Zusätzliche Adressen
Eine Firma kann mehrere Adressen enthalten. Im Standardformular der Firma kann die Primäradresse eingegeben werden. Um zusätzliche Adressen hinzuzufügen, gehen Sie in die Leiste der Bezugsdatensätze und klicken Sie auf Adressen. Informationen über die Adress-Entität finden Sie im entsprechenden Abschnitt in dieser Dokumentation.
Firmennummer
Das Feld Firmennummer ist standardmäßig ein manuell ausgefülltes Feld. Während Ihres for.REALESTATE-Projekts sollten Sie eine automatische Nummerierungsstrategie definieren. Bedenken Sie auch, dass eine Firma mehrere Nummern benötigen kann - wie z.B. eine interne CRM-Nummer, eine ERP-Nummer - die mit externen Systemen synchronisiert werden muss - und vieles mehr.
Firmen-Klassifizierung
Die meisten Unternehmen, die for.REALESTATE nutzen, arbeiten mit verschiedenen Arten von Firmen wie Mietern, Dienstleistern, Mietinteressenten und anderen. Wir empfehlen, die Art der Beziehung als Feldwert oder Lookup-Datensatz in der Entität Firma zu verfolgen. Eine erste Klassifizierung kann über das Feld Geschäftsbeziehungstyp vorgenommen werden. Je nach Ihren Prozessen müssen während Ihres for.REALESTATE-Projekts weitere Felder erstellt werden, um Ihren Grad an Klassifizierungsdetails widerzuspiegeln. Solche Felder können in der Erweiterten Suche verwendet werden, um Ansichten zu erstellen, die sich auf eine bestimmte Firmen-Klasse konzentrieren.
Einige Kriterien, die bei der Gestaltung Ihrer Firmen-Klassifizierung zu berücksichtigen sind:
- Art der Beziehung (Kunde, Partner, ...)
- Vertriebsregion
- Industrie
- A/B/C-Klassifizierung
Firmen-Löschung vermeiden
Wenn eine Geschäftsbeziehung zu einer bestimmten Firma endet, ist es am besten, die entsprechende Firma zu deaktivieren, da der Firmen-Datensatz noch im System vorhanden ist und sich auf Datensätze bezieht, die vergangene Geschäftstransaktionen repräsentieren, wie z.B. gewonnene/verlorene Verkaufschancen oder Service Anfragen. Die Löschung einer Firma kann solche Aufzeichnungen in einen undefinierten Zustand bringen und die Dokumentation von Geschäftstransaktionen beschädigen. Wenn eine Firma deaktiviert wird, verbergen die meisten Ansichten automatisch die entsprechende Firma. Das Löschen von Firmen sollte nur unter seltenen Umständen erfolgen. Daher schlagen wir vor, das Privileg zum Löschen eines Firmen-Datensatzes nur Power-Usern und Projektleitern zu gewähren. Sie können anderen Benutzern bei der Entscheidung helfen, ob die Löschung von Firmen-Datensätzen in einer bestimmten Situation angemessen ist.