Kontakt
Aufzeichnungen der Entität Kontakt repräsentieren Personen, mit denen Sie eine Art von Geschäftsbeziehung haben. Dazu können Kunden, Partner, Lieferanten und mehr gehören.
Die Entität Kontakt ist eine der zentralsten Entitäten innerhalb jeder Installation von Microsoft Dynamics 365 - einschließlich jeder for.REALESTATE-Installation. Die Dokumentation von Microsoft Dynamics 365 bietet eine umfangreiche Dokumentation und Anleitung zur Arbeit mit Kontakt-Datensätzen. Daher zeigen wir in diesem Dokument nur einen Bruchteil der Kontakt-Funktionalität und verweisen auf die offizielle Microsoft-Dokumentation. Darüber hinaus werden Ihre Prozesse einschließlich der Kontakte während Ihres for.REALESTATE-Projekts angepasst. Bitte schlagen Sie auch in Ihrer Projektdokumentation nach und fragen Sie Ihren Projektleiter nach weiteren Einzelheiten.
Erstellen von Kontakt-Datensätzen
Um einen Kontakt-Datensatz zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie im Hauptmenü von for.REALESTATE die Schaltfläche Kontakt im Abschnitt Kunden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Ein neues Formular öffnet sich.
- Geben Sie die Informationen entsprechend den folgenden Angaben ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oder Speichern & Neu.
Die Entität Kontakt enthält die folgenden Felder:
| Feldname | Erforderlich | Beschreibung |
|---|---|---|
| Vollständiger Name | Ja | Name der Kontaktperson. Zusammengesetzte Felder, bestehend aus Vorname und Nachname. Wird in Lookups und den meisten Ansichten vom Typ Firma verwendet. |
| Position | Position wie auf der Visitenkarte geschrieben. | |
| Firmenname | Muttergesellschaft, die mit dem aktuellen Kontakt-Datensatz verknüpft ist. | |
| E-Mail-Adresse des Kontakts. | ||
| Telefon (privat) | Die Haupttelefonnummer des Kontakts. | |
| Telefon (geschäftlich) | Zusätzliche Telefonnummer. | |
| Fax | Die Faxnummer des Kontakts. | |
| Bevorzugte Kontaktmethode | Der primäre Kontaktkanal. | |
| Adresse | Die Adresse des Ansprechpartners. Zusammengesetztes Feld, Straße, Stadt und mehr. |
Diese Liste zeigt nur einen Bruchteil der Felder der Entität Kontakt. Eine vollständige Beschreibung finden Sie in der offiziellen Dokumentation von Microsoft Dynamics 365.
Kommunikationsdaten
Die Entität Kontakt bietet eine Vielzahl von Feldern zur Speicherung von Informationen zum Kommunikationskanal, wie z.B. E-Mail-Adressen, Telefon- oder Faxnummern. Während Ihres for.REALESTATE-Projekts sollten Sie klar definieren, welche Art von Informationen in welchen Feldern gespeichert werden müssen. Hier sind einige Beispiele für Details, die Sie für Ihr Unternehmen entscheiden sollten. Solche Fragen sollten vor Beginn der Arbeit mit Ihrem CRM-System beantwortet werden; die entsprechenden Felder sollten in Ihrer gesamten Organisation einheitlich ausgefüllt werden:
- Welche Adresse ist im E-Mail-Feld eines Kontakts gespeichert? Seine Firmenadresse oder seine Privatadresse? Ist es verboten, Privatadressen zu speichern?
- Wollen wir ein bestimmtes Format zur Speicherung von Telefonnummern verwenden?
Bitte sehen Sie in Ihrer Projektdokumentation nach und fragen Sie Ihren Projektleiter nach weiteren Informationen.
Aktivitäten
Aktivitäten können mit Kontakten verknüpft werden, indem das Feld Bezug der Aktivitäten verwendet wird. In den meisten Situationen ist es ausreichend, wenn Kontakt-Datensätze in den Aktivitäts-Feldern der Aktivitäts-Datensätze hinzugefügt werden, wie z.B. die Bis oder Von Felder in E-Mails. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Aktivitäten in dieser Dokumentation.
Zusätzliche Adressen
Ein Kontakt kann mehrere Adressen enthalten. Auf dem Standardformular des Kontakts kann die primäre Adresse eingegeben werden. Um weitere Adressen hinzuzufügen, gehen Sie in die Leiste der Bezugs-Datensätze und klicken Sie auf Adressen. Informationen über die Adress-Entität finden Sie im entsprechenden Abschnitt in dieser Dokumentation.
Kontaktnummer
Standardmäßig verfügen Kontakte nicht über eine spezifische ID. Während Ihres for.REALESTATE-Projekts sollten Sie festlegen, ob dies für Ihr Unternehmen erforderlich ist.
Kontakt-Klassifizierung
Die meisten Unternehmen, die for.REALESTATE nutzen, arbeiten mit verschiedenen Arten von Kontakten wie Mietern, Dienstleistern, Mietinteressenten und anderen. Wir empfehlen, die Art der Beziehung als Feldwert oder Lookup-Datensatz in der Kontaktperson zu verfolgen. Abhängig von Ihren Prozessen müssen die Felder während Ihres for.REALESTATE-Projekts erstellt werden, um Ihren Grad an Klassifizierungsdetails widerzuspiegeln. Solche Felder können in der Erweiterten Suche verwendet werden, um Ansichten zu erstellen, die sich auf eine bestimmte Firmenklassifizierung konzentrieren.
Einige Kriterien, die bei der Gestaltung Ihrer Kontaktklassifizierung zu berücksichtigen sind:
- Art der Beziehung (Kunde, Partner, ...)
- Vertriebsregion
- Industrie
- A/B/C-Klassifizierung
Kontakt-Löschung vermeiden
Wenn eine Geschäftsbeziehung zu einem bestimmten Kontakt endet, ist es am besten, den entsprechenden Kontakt-Datensatz zu deaktivieren, so dass der Datensatz weiterhin im System vorhanden ist und sich auf Datensätze bezieht, die vergangene Geschäftstransaktionen repräsentieren, z. B. gewonnene/verlorene Verkaufschancen oder Service Anfragen. Die Löschung eines Kontakts kann solche Aufzeichnungen in einen undefinierten Zustand bringen und die Dokumentation von Geschäftstransaktionen beschädigen. Wenn ein Kontakt deaktiviert wird, blenden die meisten Ansichten den entsprechenden Kontakt automatisch aus. Das Löschen von Kontakten sollte nur unter seltenen Umständen erfolgen. Daher schlagen wir vor, das Privileg zum Löschen von Kontaktpersonen nur Power-Usern und Projektleitern einzuräumen. Sie können anderen Benutzern bei der Entscheidung helfen, ob das Löschen von Kontakt-Datensätzen in einer bestimmten Situation angemessen ist.