Flächenvermarktung-Prozess

Der Flächenvermarktung-Prozess umfasst das folgende Szenario: Eine Immobilie muss verkauft werden. Ziel ist es, einen Käufer zu finden. Eine Reihe von potenziellen Käufern, genannt Bieter, muss verwaltet werden. Für jeden Bieter muss ein Status verfolgt werden: Ist der Bieter noch aktiv, oder hat er unser Angebot bereits abgelehnt? Am Ende muss ein einziger Bieter, mit dem das Geschäft abgeschlossen wird, identifiziert werden. Die folgenden Abschnitte beschreiben die einzelnen Schritte dieses Prozesses.

Bitte beachten Sie, dass sich die folgende Beschreibung auf den out of the box Flächenvermarktung-Prozess bezieht. Möglicherweise wurden in Ihrem System Anpassungen vorgenommen, so dass diese Beschreibung möglicherweise nicht Ihrem tatsächlichen Prozess entspricht. Fragen Sie Ihren Projektleiter nach weiteren Einzelheiten.

Erstellen eines Verkaufschancen-Datensatzes

Stimmliches Element der Flächenvermarktung-Prozesse ist ein Verkaufschancen-Datensatz. Befolgen Sie diese Schritte, um einen neuen Flächenvermarktung-Prozess-Datensatz zu erstellen:

1. Wählen Sie im Hauptmenü von for.REALESTATE die Schaltfläche Verkaufschance im Abschnitt Vertrieb.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Ein neues Formular wird geöffnet.
3. Wechseln Sie zum Formular Flächenvermarktung.
4. Geben Sie die Informationen entsprechend den folgenden Angaben ein.
5. Klicken Sie auf Speichern oder Speichern & Neu.

Die Felder des Verkaufschancen-Datensatzes sind im Artikel über die Respektionsdokumentation ausführlich beschrieben. Um einen Verkaufschancen-Datensatz als Flächenvermarktung-Prozess zu erstellen, legen Sie die Felder wie folgt fest:

Zusätzliche Felder können ausgefüllt werden. Dies sind die Pflichtfelder.

Ablauf des Geschäftsprozesses

Verkaufschance-Datensätze vom Typ Flächenvermarktung folgen einem bestimmten Geschäftsprozessfluss, der beim Speichern des Verkaufschancen-Datensatzes automatisch aktiviert wird. Der Geschäftsprozessfluss enthält drei Phasen:

Wir werden die einzelnen Phasen in den folgenden Abschnitten im Detail beschreiben.

Phase: Flächenvermarktung

In der Phase Flächenvermarktung sollten Sie alle Aktivitäten ausführen, die vor der Auswahl der Bieter, die Sie kontaktieren möchten, durchgeführt werden müssen. Dazu gehören die Definition des Zeitrahmens des Flächenvermarktung-Prozesses, die Schätzung der Einnahmen, die interne Personalbesetzung und die Erstellung aller Unterlagen, die an die Bieter geschickt werden müssen.

Phase: Passende Bieter finden

Verkaufschance-Datensätze vom Typ Flächenvermarktung finden einen Kunden für eine einzelne bestimmte Fläche. Potenzielle Kunden werden in diesem Zusammenhang als Bieter bezeichnet und werden durch Anlegen von Datensätzen der jeweiligen Entität verfolgt. Eine einzelne Flächen Marketing Verkaufschance wird viele Bieter-Datensätze haben, von denen ein einziger zum Abschluss des Geschäfts verwendet wird. Weitere Einzelheiten zur Entität Bieter finden Sie im entsprechenden Artikel.

Importieren von Marketinglisten

Bieter-Datensätze können manuell erstellt und einer Verkaufschance zugeordnet werden. Schneller geht es, wenn sie aus Marketinglisten importiert werden: In der Praxis haben Immobiliengesellschaften Marketinglisten für potentielle Kundensegmente, wie z.B. Investoren, Versicherungsgesellschaften und andere. Elemente solcher Marketinglisten können als Bieter-Datensätze in eine Verkaufschance importiert werden, so dass viele Verkaufschance-Datensätze in einer einzigen Aktion erstellt werden können. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Marketingliste zu importieren:

1. Navigieren Sie zu dem entsprechenden Verkaufschancen-Datensatz.
2. Wechseln Sie zum Formular Flächenvermarktung.
3. Klicken Sie auf die Farbband-Schaltfläche Bieter importieren. Ein neues Formular wird geöffnet.
4. Wählen Sie in der Dropdown-Steuerung Bieter eine Marketingliste zum Importieren aus.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bieter importieren. Abhängig von der Anzahl der Marketinglistenelemente kann diese Operation eine Weile dauern.
6. Nach Bestätigung des erfolgreichen Imports können Sie das Fenster schließen oder andere Marketinglisten importieren.

Verwaltung von Bietern

Um die importierten Bieter zu sehen, öffnen Sie die Bieter-zugehörige Ansicht Ihres Verkaufschancen-Datensatzes.

Für jeden Bieter wird eine Phase verfolgt. Standardmäßig kann Phase vier verschiedene Werte haben:

1. Erstellt
2. Verfügbarkeit kommuniziert
3. Interessierter Kunde
4. Gewonnen

Bitte beachten Sie, dass diese Werte während Ihres for.REALESTATE-Projekts angepasst werden können - es kann also sein, dass Sie einen anderen Satz von Werten erfahren.

Sie können die Phase für einen bestimmten Bieter manuell aktualisieren - zum Beispiel, wenn ein Bieter sich meldet und Interesse an Ihrem Angebot zeigt. Bieter-Datensätze können gelöscht werden. Dies sollte jedoch nur dann geschehen, wenn ein Bieter versehentlich in die Verkaufschance aufgenommen wurde. Wenn ein Kunde nicht interessiert ist, setzen Sie das Feld Disqualifiziert auf Ja und fügen Sie einen Disqualifizierungsgrund hinzu. Auf diese Weise ist ein späterer Datenauswertung innerhalb Ihres Kundenstamms möglich.

Kontaktaufnahme mit Bietern

Gehen Sie wie folgt vor, um Expose-Dokumente und andere Informationen an Bieter zu senden:

1. Navigieren Sie zu der dem Bieter zugeordneten Ansicht Ihres Verkaufschancen-Datensatzes.
2. Wählen Sie die Bieter aus, die Sie kontaktieren möchten.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sende Expose. Ein neues Formular wird geöffnet.
4. Wählen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie verwenden möchten.
5. Bearbeiten Sie die E-Mail-Vorlage.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Diese Aktion kann eine Weile dauern.
7. Nach der Erfolgsbestätigung können Sie das Formular schließen.

Für jeden ausgewählten Bieter wurde eine E-Mail-Aktivität erstellt und gesendet. Sie finden die E-Mail-Datensätze im Bereich Aktivitäten des jeweiligen Bieters. Wenn eine E-Mail an einen Bieter gesendet wird, der sich in Phase 1: Neu befindet, wird das Phase-Feld auf Verfügbarkeit kommuniziert aktualisiert.

Das Senden von Dokumenten an Bieter kann je nach Ihrer Marketingstrategie mehrmals wiederholt werden. Wenn ein Bieter antwortet, z.B. per E-Mail oder durch einen Anruf, sollten Sie entsprechend Aktivität-Datensätze anlegen und das Bezug-Feld auf den entsprechenden Bieter-Datensatz setzen - nicht auf die Verkaufschance selbst.

Die für den Versand von Expose-Dokumenten verwendeten Vorlagen sind die Standard-Entität E-Mail Vorlagen von Dynamics 365. Weitere Informationen über die Verwaltung von E-Mail-Vorlagen finden Sie in der offiziellen Dokumentation von Dynamics 365.

Phase: Vertragsschluss

Um eine Verkaufschance mit dem Flächenvermarktungs-Prozess zu gewinnen, muss ein einzelner Bieter in Phase 4: Gewonnen sein. Wenn dies der Fall ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Gewinner setzen. Der Kontakt oder die Firma des Bieter-Datensatzes wird im Verkaufschancen-Datensatz als Interessent gesetzt. Danach können Sie die Verkaufschance als gewonnen schließen. Die Vertrags-Datensätze werden wie in Ihrem for.REALESTATE-System definiert angelegt.

Zusätzliche Informationen

Wir empfehlen, zusätzliche Aufzeichnungen während der Laufzeit eines Flächenvermarktungs-Prozesses zu verfolgen:

• Erstellte Datensätze vom Typ Akteur, um relevante Kontakte und Firmen während des Prozesses zu verfolgen. Dazu gehören rechtliche Unterstützung, Marketingfirmen und andere Partner.
• Hinzufügen von Aktivitäten zur Verkaufschance, die sich auf Planungsaktivitäten beziehen. Bei Aktivitäten für bestimmte Bieter sollte das Feld Bezug auf den entsprechenden Bieter-Datensatz gesetzt werden.
• Verwenden Sie Besuch-Datensätze, um Besuche im Zielgebiet zu verfolgen.

Bemerkungen

Der Marketinglisten-Import unterstützt derzeit die Listen Kontakt und Firma.

Beim Import von Marketinglisten gibt es keine Dublettenprüfung: Wenn zwei Listen importiert werden und beide einen Kontakt-Datensatz enthalten, gibt es zwei Bieter-Datensätze für diesen Kontakt. Diese müssen nach dem Import manuell bereinigt werden.

Das Feld Potenzieller Kunde der Entität Verkaufschance ist obligatorisch. Allerdings kennen Flächenvermarktungs-Prozesse den Kunden erst, wenn der Prozess kurz vor dem Abschluss steht. Daher wird dieses Feld mit einem vom System angelegten Standardsatz gefüllt. Dieser Standard-Datensatz wird ersetzt, wenn ein Bieter die Phase Gewonnen erreicht.