Rechnungsmonitor Leistungsbeschreibung
Status: 01.2026
Version: 1.0
1. Einleitung
1.1 Cloud-Optimized-Extension
Die Rechnungsmonitorlösung wird als „Cloud-Optimized"-Extension nach den Regeln der Universal-Code-Initiative von Microsoft entwickelt. Das heißt im Wesentlichen, dass eine OnPrem Entwicklung nicht stattfindet. Es ist davon auszugehen, dass eine „Cloud-Optimized"-Extension auch auf OnPrem Installationen läuft.
1.2 Webservices
Die Kommunikation zwischen smart invoice und BC erfolgt ausschließlich über Webservices. Der Rechnungsmonitor stellt Informationen und Funktionen durch Dynamics 365 Business Central API Objekte zur Verfügung. Dies kann über Pages, Queries, Bound Actions oder Webhooks geschehen.
1.3 Länderversionen
Der Rechnungsmonitor wird als Extension zu Business Central in der Basisversion „DE" entwickelt.
1.4 Sprachversionen
Die Entwicklung des Rechnungsmonitors erfolgt im multilingualen Format. Die Sprachen EN-US und DE-DE werden permanent während der Entwicklung gepflegt.
1.5 Gutschriften
Im folgenden Text wird nur von Rechnungen oder Eingangsrechnungen gesprochen. Die Aussagen, die für Rechnungen gelten, gelten ebenso für Gutschriften, ohne dass im Text insbesondere darauf hingewiesen wird.
1.6 Erweiterungen
Der Rechnungsmonitor wurde speziell für die nahtlose Zusammenarbeit mit dem Standardumfang von Microsoft Dynamics 365 Business Central entwickelt und getestet. So stellen wir eine zuverlässige und reibungslose Nutzung der vorgesehenen Funktionen sicher. Eine Kompatibilität mit Erweiterungen oder Apps von Drittanbietern ist nicht Bestandteil des Leistungsumfangs. Für daraus resultierende Funktionsstörungen oder Einschränkungen kann keine Gewähr übernommen werden.
2. Zielsetzung
Der Rechnungsmonitor ermöglicht eine strukturierte und automatisierte Übergabe und Verarbeitung von Einkaufsbelegen in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dabei unterstützt die Lösung eine Vielzahl an Dateninhalten sowie eine direkte Integration in bestehende Prozesse.
3. Funktionen im Überblick
Die folgende Auflistung zeigt alle Szenarien, die vom Rechnungsmonitor im Business-Central-Standard aktuell unterstützt werden. Szenarien, die von der Auflistung abweichen, müssen projektspezifisch betrachtet und ggf. gesondert bewertet werden.
3.1 Verarbeitung von Einkaufsbelegen
Der Rechnungsmonitor unterstützt die Übergabe und Weiterverarbeitung folgender Belegtypen:
- Einkaufsrechnungen
- Einkaufsgutschriften
3.2 Unterstützte Belegzeilen
Sowohl Artikel- als auch Sachkontozeilen werden verarbeitet. Zusätzlich werden Zu- und Abschläge unterstützt, inklusive der zugehörigen Zuordnungsinformationen.
3.3 Belegverknüpfungen
Es ist möglich, Belegzeilen eindeutig einem Bestell- oder Lieferbezug zuzuordnen, was die Rückverfolgbarkeit im System sicherstellt.
3.4 Dimensionen-Unterstützung
- Auf Belegkopfebene: Die Shortcut-Dimensionen 1 und 2 werden verarbeitet.
- Auf Belegzeilenebene: Bis zu 8 Dimensionen (Dimension 1–8) können übergeben werden.
3.5 Belegabschluss mit Validierung
Vor dem endgültigen Buchen wird das Dokument vollständig validiert. Dabei werden alle übertragenen Felder auf Konsistenz und Gültigkeit geprüft, um Fehler frühzeitig zu erkennen und Folgeprobleme zu vermeiden.
3.6 Buchung über API oder Benutzeroberfläche
Die Buchung der vorbereiteten Belege kann entweder automatisiert über eine API erfolgen oder manuell über speziell bereitgestellte Seiten im Rechnungsmonitor-Modul.
3.7 Integration der Schweizer QR-Rechnung
Informationen aus Schweizer QR-Rechnungen können extrahiert und an die Microsoft QR-Bill App übergeben werden – für eine vollständige digitale Verarbeitung gemäß lokalen Anforderungen.
3.8 Benutzerdefinierte Felder (Custom Fields)
Bis zu 20 frei verwendbare benutzerdefinierte Felder stehen zur Verfügung.
Unterstützte Datentypen:
- Text
- Code
- Integer
- Decimal
- Date
Die Werte werden dem Feld gemäß der Einrichtung zugewiesen (nicht validiert).
3.9 Fremdwährungen
Der Rechnungsmonitor unterstützt die Verarbeitung und Verbuchung von Rechnungen in Fremdwährungen gemäß den Standardfunktionen von Business Central.
3.10 Beleganzeige
Auf der Rechnungsmonitorkarte und Rechnungsmonitorliste stehen zur Anzeige des Belegs:
- Buttons mit einrichtbaren Hyperlinks
- iFrames mit einrichtbaren Hyperlinks zur Verfügung
4. Technische Details
4.1 API-Endpunkte
4.1.1 rmDocumentHeaders (Belegkopf)
Die Übergabe von Rechnungsdaten erfolgt strukturiert über eine API-Schnittstelle. Die folgenden Felder werden im Belegkopf unterstützt:
| Feldname | Feldname | Feldname | Feldname |
|---|---|---|---|
| entryArchiveID | entryBarcode | entryWorkflowStatus | skipValidation |
| custom1 | custom2 | custom3 | custom4 |
| custom5 | custom6 | custom7 | custom8 |
| custom9 | custom10 | custom11 | custom12 |
| custom13 | custom14 | custom15 | custom16 |
| custom17 | custom18 | custom19 | custom20 |
| custom100 | custom101 | custom102 | custom104 |
| custom105 | custom106 | custom107 | custom108 |
| custom109 | documentType | buyFromVendorNo | buyfromVendorName |
| postingDescription | buyFromAddress | buyFromAddress2 | buyFromCity |
| buyFromCounty | buyFromPostCode | buyFromCountryRegionCode | buyFromContactNo |
| buyFromContact | documentDate | postingDate | dueDate |
| incomingDocumentEntryNo | vendorInvoiceNo | vendorCrMemoNo | purchaserCode |
| vendorOrderNo | campaignNo | orderAddressCode | responsibilityCenter |
| assignedUserID | status | jobQueueStatus | currencyCode |
| expectedReceiptDate | pricesIncludingVAT | vatBusPostingGroup | vendorPostingGroup |
| paymentTermsCode | paymentMethodCode | reasonCode | shortcutDimension1Code |
| shortcutDimension2Code | paymentDiscountPercent | pmtDiscountDate | journalTemplName |
| taxLiable | taxAreaCode | shipmentMethodCode | paymentReference |
| creditorNo | onHold | locationCode | shipToName |
| shipToAddress | shipToAddress2 | shipToCity | shipToCounty |
| shipToPostCode | shipToCountryRegionCode | shipToContact | payToVendorNo |
| payToName | payToAddress | payToAddress2 | payToCity |
| payToCounty | payToPostCode | payToCountryRegionCode | payToContactNo |
| payToContact | transactionSpecification | transactionType | transportMethod |
| entryPoint | areaReporting | lastModifiedAt | amount |
| amountIncludingVat | vatAmount | workflowUser | pmtDiscountDateAmount |
| workflowStartStatus | workflowOnHoldStatus | workflowResumeStatus | workflowCancelStatus |
| workflowRestartStatus | workflowApprovalStatus | workflowRejectStatus | documentFinalReturnStatus |
| documentFinalReleaseStatus | documentFinalPostingStatus | purchaseOrderNo | unpostedInvoiceNo |
| unpostedCreditNoteNo | postedInvoiceNo | postedCreditNoteNo | documentLocationUrl |
4.1.2 rmDocumentHeadersArchive (Belegkopf Archiv)
Identische Feldstruktur wie rmDocumentHeaders.
4.1.3 rmDocumentLines (Belegzeile)
| Feldname | Feldname | Feldname | Feldname |
|---|---|---|---|
| entryNo | lineNo | factualVerfier | approvingManager |
| custom1 | custom2 | custom3 | custom4 |
| custom5 | custom6 | custom7 | custom8 |
| custom9 | custom10 | custom11 | custom12 |
| custom13 | custom14 | custom15 | custom16 |
| custom17 | custom18 | custom19 | custom20 |
| type | no | itemReferenceNo | icPartnerCode |
| icPartnerRefType | icPartnerReference | variantCode | nonstock |
| genProdPostingGroup | vatProdPostingGroup | description | description2 |
| returnReasonCode | locationCode | binCode | quantity |
| unitOfMeasureCode | unitOfMeasure | directUnitCost | indirectCostpercent |
| unitCostLCY | unitPriceLCY | taxLiable | taxAreaCode |
| taxGroupCode | useTax | lineDiscountpercent | lineAmount |
| lineDiscountAmount | allowInvoiceDisc | invDiscountAmount | allowItemChargeAssignment |
| qtyToAssign | qtyAssigned | jobNo | jobTaskNo |
| jobPlanningLineNo | jobLineType | jobUnitPrice | jobLineAmount |
| jobLineDiscountAmount | jobLineDiscountpercent | jobTotalPrice | jobUnitPriceLCY |
| jobTotalPriceLCY | jobLineAmountLCY | jobLineDiscAmountLCY | prodOrderNo |
| blanketOrderNo | blanketOrderLineNo | insuranceNo | faPostingDate |
| budgetedFANo | faPostingType | depreciationBookCode | deprUntilFaPostingDate |
| deprAcquisitionCost | duplicateInDepreciationBook | useDuplicationList | applToItemEntry |
| deferralCode | documentNo | originalLineNo | grossWeight |
| netWeight | unitVolume | unitsPerParcel | currencyCode |
| shortcutDimension1 | shortcutDimension2 | shortcutDimension3 | shortcutDimension4 |
| shortcutDimension5 | shortcutDimension6 | shortcutDimension7 | shortcutDimension8 |
| vatBusPostingGroup | genBusPostingGroup | orderNo | orderLineNo |
| receiptNo | receiptLineNo | purchLineDocNo | purchLineLineNo |
| amountIncludingVat |
4.1.4 rmDocumentLinesArchive (Belegzeile Archiv)
Identische Feldstruktur wie rmDocumentLines.
4.1.5 rmItemChargeAssignments (Zu/Abschläge Zuordnung)
| Feldname | Feldname | Feldname | Feldname |
|---|---|---|---|
| entryNo | rmLineNo | documentType | documentNo |
| documentLineNo | appliestoDocType | appliestoDocNo | appliestoDocLineNo |
| lineNo | itemChargeNo | itemNo | description |
| qtyToAssign | qtyAssigned | amountToAssign | grossWeight |
| unitVolume | unitCost | qtyToReceiveBase | qtyReceivedBase |
| qtyToShipBase | qtyShippedBase | documentDate | kmirmEntryNo |
| kmirmLineNo |
5. Benutzeroberfläche
5.1 Rechnungsmonitorliste
Die Rechnungsmonitorliste bietet eine Übersicht über alle vorhandenen Belege im System.
5.2 Rechnungsmonitorkarte
Die Rechnungsmonitorkarte ermöglicht die detaillierte Ansicht und Bearbeitung einzelner Belege.
6. Lizenzmodell und Bereitstellung
OnPrem
Lizenz:
- Freischaltung der Granule über den BC-Partner (Kostenpflichtig)
- Info bzgl. Voice-ID des BC-Partners per Mail an ecm-support@konicaminolta.de zusenden
Bereitstellung:
- Per Runtime-App
- Info bzgl. BC-Version des BC-Partners per Mail an ecm-support@konicaminolta.de zusenden
Cloud
Lizenz:
- AppSource (Tenant-ID wird benötigt)
- Lizensierung über AppSource
Bereitstellung:
- AppSource
Support
Für Support-Anfragen wenden Sie sich bitte an: ecm-support@konicaminolta.de