Beschwerde

Als Vorstufe zur Verkaufsreklamation wurde eine neue Belegart, die „Beschwerde“, angelegt. Allgemeine Einrichtungen sind vor der Benutzung in der „TRADE.connect Beschwerde Einrichtung“ vorzunehmen:

Weitere Einrichtungstabellen, die über die Beschwerde Einrichtung aufgerufen werden können, sind:

• „Gründe für die Beschwerde“ können über die Aktion „Gründe“ geöffnet, angelegt und/oder bearbeitet werden. Anhand der unterschiedlichen Haken kann ein Grund weiter definiert werden, bspw. Für die unten aufgeführten Gründe „Menge“, „Preis“ und „Rabatt“ werden die passenden Haken gesetzt (Preis = Haken Preis, Menge = Haken Menge, Rabatt = Haken Rabatt). Zusätzlich können Gründe auch als Auslöser definiert werden, um Folgebelege zu erstellen (Haken „Erstelle Auftrag“/“Erstelle Reklamation“)

Weitere Möglichkeiten sind:

• „Verwendbar im Kopf“ und „Verwendbar in Zeile“ ermöglichen die Nutzung des Codes im Beschwerdekopf und/oder in der Beschwerdezeile
• „Aufpreis“ gib eine weitere Möglichkeit zur Abrechnung an, ähnlich wie „Preis“, „Menge“ oder „Rabatt“
• „Verwende Sachkonto“ und „Sachkonto“ wird genutzt, wenn anstelle eines Zu - und Abschlags ein Sachkonto verwendet werden soll. Im Feld „Sachkonto“ wird das entsprechende Konto ausgewählt.
• „Beschwerdestatus“ kann über die Aktion „Status“ geöffnet, angelegt und/oder bearbeitet werden. Hier können die unterschiedlichen Status, die für die Beschwerden gültig sind, eingetragen werden.

• „Beschwerdestatus Automatisierung“ kann über die Aktion „Status Automatisierung“ geöffnet und bearbeitet werden. Hier können die Statuswechsel bei bestimmten Aktionen innerhalb der Beschwerden definiert werden.

Folgende Aktionen stehen zur Auswahl:

• Neue Beschwerde = Neue Beschwerde wurde erstellt
• Druck/Mail = Beschwerde wurde per Mail versandt oder gedruckt
• Zugehörige Belege erstellt = Zugehörige Belege, wie Folgeaufträge oder Reklamationen wurden erzeugt
• Zugehörige Belege gebucht = die Zugehörigen Belege, wie Folgeaufträge oder Reklamationen wurden gebucht, die Beschwerde wird mit diesem Status in der Regel automatisch abgeschlossen
• Manuell Geschlossen = Beschwerde wurde manuell geschlossen (Status manuell geändert), Datumsfeld “Geschlossen am” wird mit dem Datum und Uhrzeit der Schließung belegt
• Manuell Behoben = Beschwerde wurde manuell gelöst (Status manuell geändert), Datumsfeld “Gelöst” am wird mit dem Datum und Uhrzeit der Schließung belegt

Unterschiede zwischen “Manuell Geschlossen” und “Manuell Behoben”:Eine Behobene Beschwerde wurde durch einen Lösungsvorschlag gelöst, der nicht mit Folgebelegen im System verknüpft ist. Eine Manuell Geschlossene Beschwerde, kann bspw. Eine Schließung ohne vorhergegangene Prozessschritte sein (Fehlaufnahme).

Die Einrichtung der Automatisierung ist nicht vorgegeben und kann je nach Unternehmen frei vergeben werden.

• “Beschwerde Verspätungsgründe” können über die Aktion “Verspätungsgründe” geöffnet und bearbeitet werden. Hier können bspw. Abteilungen angelegt werden, die für die Verspätung der Bearbeitung verantwortlich sind. Die Fälligkeit der Beschwerde wird in der “TRADE.connect Beschwerde Einrichtung” hinterlegt (s.o.)

• Im Bereich “Beschwerde Fehler verursacht von”, aufzurufen über die Aktion “Fehler verursacht von”, können bspw. Abteilungen oder Personengruppen angelegt werden, die für die Bearbeitung von Verkäufen/Einkäufen/Lagerprozessen zuständig sind.

• “Beschwerde Fehler Gründe” können über die Aktion “Fehler Gründe” aufgerufen und bearbeitet werden. Hier können Gründe für die Beschwerde eingerichtet werden, wie bspw. Falsche Preise, falsche Mengen, fehlerhafte Waren oder defekte Artikel.

• In der Matrix “Beschwerde Fehler Kombination” können über die Aktion “Fehler Kombination” die angelegten “Fehler Gründe” in Kombination mit den angelegten Abteilungen/Personengruppen aus der Einrichtung “Beschwerde Fehler verursacht von” definiert werden. Dadurch sind bestimmte Fehlergründe nur unter definierten Bedingungen sichtbar. Bspw. Kann der Fehler “Falsch Gepackt” nicht im Verkauf oder Einkauf begründet liegen, da Ware meist im Lager gepackt wird. Dadurch wird die Übersichtlichkeit bei vielen Fehlergründen gewährleistet und die Bearbeitung der Beschwerde vereinfacht.

• Mail Text: Über die “Mail Text” Funktion können Mailtexte an den ausgewählten Debitoren oder Kreditoren versendet werden. Für die Individualisierung der Texte können HTML-Formatierungen und pro Zeile definierbare Platzhalter ausgewählt werden.

Beschwerde erstellen: Da eine Beschwerde sowohl für Debitoren als auch Kreditoren genutzt wird, kann im Feld „Gegenpartei Typ“ ausgewählt werden, ob diese Beschwerde für einen Kreditoren oder Debitoren erstellt wird.

Anschließend kann ein zugehöriges Dokument ausgewählt werden (Punkt 2). Hier kann zwischen unterschiedlichen Belegarten gewählt werden, wie bspw. Einem Verkaufsauftrag, einer gebuchten Lieferung oder einer Gutschrift. Wird ein Beleg ausgewählt, so wird im Feld “Herkunftsbelegnr.” die Nummer des ursprünglichen Belegs (Bspw. Bei einer Verkaufslieferung, der vorhergegangene Verkaufsauftrag) angezeigt. Mit Bestätigung können die Zeilen des jeweiligen Belegs in die Beschwerde kopiert werden.

In den “Beschwerde Textzeilen” können Zusatzinformationen zur Beschwerde angegeben werden, die auf dem Beleg für den Kunden angedruckt werden. Dabei werden auf dem Beleg immer nur die Zeilen mit der entsprechenden Versionsnummer, die im Kopf angegeben ist, ausgegeben.

In den “Reklamationsnotiz Zeilen” können interne Informationen hinterlegt werden und auch per E-Mail an den definierten User auf Zeilenebene versendet werden:

Anhand der Beschwerde Einrichtung können die Beschwerden als fällig definiert werden, ausschlaggebend dafür ist das Feld „Zeit ab wann die Beschwerde überfällig ist“. Wenn eine Beschwerde fällig ist, wird das Fälligkeitsdatum in der Liste und Karte rot markiert:

Über die Beschwerdestatistik können die Beschwerdezeilen nach Excel exportiert werden, um weitere Auswertungen zu machen.