Funktionsweise Aktenplan
Mit der Bearbeitung eines Geschäftsobjekts, bspw. eines Kundenauftrags, baut ECM Smart Connect parallel den Aktenplan auf. Wird ein Kundenauftrag Dynamics 365 Business Central erstellt, wird auch ein Eintrag im Aktenplan vorgenommen, der auf diesen Kundenauftrag verweist.
Um diesen Eintrag vorzunehmen, muss das Programm ECM; smart connect zunächst relevante Änderungen in der Datenbank erkennen. Generell werden Datenbankänderungen über das Globale Trigger Management von Dynamics 365 Business Central registriert. Ein Subscriberprogramm des Aktenplanmoduls bindet sich an das Globale Trigger Management und reagiert damit auf Datenbankänderungen. Was eine relevante Datenbankänderung ist, erkennt das Subscriberprogramm anhand der Definitionen in den Einrichtungsdaten von ECM Smart Connect.
In diesen Einrichtungsdaten werden die Elemente des Aktenplans beschrieben und die Beziehungen, in denen die Elemente zueinander stehen. Beziehungen zwischen den Elementen werden über Datenbankfelder hergestellt. Die Datenbankfelder selbst können dabei frei bestimmt werden.
Wird eine relevante Datenbankänderung erkannt, erstellt das Subscriberprogramm einen Eintrag im Aktenplan, gemäß der Definition in den Einrichtungsdaten. Dieser Aktenplaneintrag beinhaltet die Angaben zu dem Geschäftsobjekt auf das der Aktenplaneintrag verweist sowie zu den Beziehungen, die dem Geschäftsobjekt vor- oder nachgelagert sind. Bspw. wird bei Bearbeitung eines Kundenauftrags der Aktenplaneintrag für den Kundenauftrag vorgenommen sowie die Verweise auf das vorgelagerte Angebot und die nachgelagerten Lieferscheine.
Der Aktenplan baut sich somit dynamisch während der Bearbeitung eines Geschäftsvorgangs auf und kann am Bildschirm angezeigt werden. In der Strukturansicht des Aktenplans können die verbundenen Geschäftsobjekte sofort ermittelt und eingesehen werden.
Werden Belege gedruckt, auf die den Aktenplaneintrag referenzieren, werden diese Ausdrucke in ECM Smart Connect gespeichert und an den Aktenplaneintrag angehängt. Von dort aus können sie aufgerufen, angezeigt bzw. erneut gedruckt werden.
Ausdrucke von Belegen benötigen viel Speicherplatz in einer Datenbank. Damit die Dynamics 365 Business Central Datenbank durch das permanente Abspeichern der Ausdrucke nicht überlastet wird, sieht ECM Smart Connect vor, diese Ausdrucke periodisch an ein nachgelagertes ECM System zu übergeben und dort zu archivieren.
Nach erfolgreicher Archivierung werden die gespeicherten Ausdrucke aus ECM Smart Connect gelöscht, um die Datenbank von Dynamics 365 Business Central wieder zu entlasten. Der Aktenplaneintrag selbst bleibt dabei aber erhalten. Das Anzeigemanagement von ECM Smart Connect stellt dann sicher, dass der archivierte Beleg ab diesem Zeitpunkt aus dem nachgelagertem ECM System aufgerufen, angezeigt bzw. erneut gedruckt werden kann.