Aktenplan
Der Aktenplan ist das zentrale Element vom ECM Smart Connect. Kenntnis seines Aufbaus, seine korrekte Einrichtung und das Verständnis seiner Funktionsweise sind von elementarer Bedeutung für den Einsatz des Systems in einem Unternehmen.
Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Ziel des Aktenplanes ist die übersichtliche, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung des Schriftgutes.
In ECM Smart Connect orientiert sich der
Aktenplan eng an den Geschäftsprozessen, die von
Dynamics 365 Business Central vorbestimmt sind. Die Resultate eines
Geschäftsprozesses werden dabei als Geschäftsobjekt definiert.
So entsteht bspw. durch den Geschäftsprozess der Angebotserfassung als
Resultat das Geschäftsobjekt Angebot. Oder durch den Geschäftsprozess
Buchen einer Ausgangsrechnung entsteht das Geschäftsobjekt
Kundenrechnung.
Jedem Geschäftsobjekt können ein oder mehrere Belege zugeordnet werden. Dem Geschäftsobjekt Kundenrechnung wird normalerweise nur ein Ausdruck der Kundenrechnung als Beleg zugeordnet. Das Geschäftsobjekt Angebot dagegen kann auch mehrere Ausdrucke als Versionen zugeordnet bekommen.
In ECM Smart Connect können die direkten Beziehungen zwischen den Geschäftsobjekten frei definiert werden. Eine initiale Definition wird aber mit ausgeliefert und kann per Knopfdruck installiert werden.
Zwischen den Geschäftsobjekten bestehen direkte Beziehungen, die sich aus dem Geschäftsprozess von Dynamics 365 Business Central ergeben. Durch die Erstellung eines Auftrags aus einem Angebot heraus entsteht eine Beziehung zwischen den beiden Geschäftsobjekten Angebot und Auftrag.
Hergestellt wird diese Beziehung über ein Referenzfeld. Im Auftrag steht die Nummer des ursprünglichen Angebots. Wenn der Auftrag geliefert wird, entsteht das Geschäftsobjekt Lieferschein, bei der Buchung das Geschäftsobjekt Rechnung. Die Beziehung zwischen den Geschäftsobjekten wird über das Feld Auftragsnummer hergestellt.
Durch Kombination der Geschäftsobjekte und ihrer Beziehungen entsteht eine mehrstufige Struktur. Das ist der Aktenplan.
Durch diesen Aktenplan lassen sich zusammenhängende Geschäftsprozesse über mehrere Arbeitsschritte hinweg anzeigen und analysieren. In diesem Beispiel kann sehr einfach festgestellt werden, welche Rechnung auf welchem Angebot beruht.
Ein Geschäftsobjekt im Aktenplan bleibt dabei, anders als im Standard von Dynamics 365 Business Central vorgesehen, dauerhaft bestehen. Während in Dynamics 365 Business Central die Angebotsdaten durch den Geschäftsprozess Erstellen eines Auftrags gelöscht werden, bleibt das Geschäftsobjekt Angebot im Aktenplan erhalten.