ECM smart connect

ECM smart connect verbindet komfortabel Microsoft Dynamics 365 Business Central und ECM unterschiedlicher ECM Lösungen. Die Integration kann in lokalen Installationen (On Premise), als Hybrid Lösung oder direkt in der Cloud erfolgen.

So stehen alle Dokumente zu Kunden und Lieferanten für alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit und überall zur Verfügung. Dies spart Arbeitszeit und verhindert zusätzlichen Rechercheaufwand.

ECM Smart Connect bietet dabei folgende Vorteile:

• Die Fähigkeit ECM smart connect unabhängig vom angebunden ECM-System einzurichten und zu betreiben.
• Die Fähigkeit unterschiedliche ECM-Systeme über Konnektoren anzubinden.
• Eine weitgehende Automatisierung der Einrichtung.
• Die Möglichkeit das System ohne Programmierkenntnisse einzurichten und zu erweitern.

Um die Cloud Fähigkeit sicherzustellen, erfolgt die Entwicklung ausschließlich in der modernen Entwicklungsumgebung VS Code/AL von Microsoft.

Die Fähigkeit unterschiedliche ECM Systeme über Konnektoren anzubinden, setzt voraus, das ECM-Funktionen, die zentral den Geschäftsvorfall in Dynamics 365 Business Central betreffen, dort auch abgebildet werden.

Aus diesem Grund wird über ECM smart connect ein generischer Aktenplan, angelegt und verwaltet. Der Aktenplan, ist so gestaltet, dass er über Eingabemasken angepasst und erweitert werden kann. Im ECM System wird ein korrespondierender Aktenplan, erwartet. Methoden zum, Aufbau des Aktenplans im jeweiligen ECM System stellt ECM smart connect zur Verfügung.

Mit dem Druck eines Dokuments oder mit der Buchung eines Geschäftsvorgangs wird ein Ausdruck des betroffenen Dokuments zunächst in der Datenbank von Dynamics 365 Business Central abgelegt und zeitlich verzögert über den Konnektor im ECM System ausgelagert.

Auch die Indexierung und das Abspeichern der Ausgangsbelege erfolgt zunächst autark in Dynamics 365 Business Central. Auch dies um die Komplexität zu minimieren, denn jedes angebundene DMS System verwendet eine andere Logik und Syntax um diese Aufgabe zu bewältigen. Die Konnektoren haben anschließend die Aufgabe, die Ergebnisse abzuholen und in das für das Zielsystem notwendige Format zu bringen.

Dieses autarke agieren der Dynamics 365 Business Central Lösung bietet weitere Vorteile;

• Da schon mit seiner Speicherung in der Datenbank eine Darstellung des Belegs am Bildschirm des Anwenders möglich ist, macht es für den Anwender zunächst keinen Unterschied, ob ein Archiv angebunden ist oder nicht. Für einige Anwendungen, wie bspw. die gleichzeitige Anzeige von Rechnungen im Zahlungslauf ist das Abspeichern des Belegs in der Dynamics 365 Business Central Datenbank sogar von Vorteil.

• Für die Einführung einer Archivlösung bedeutet das eine zeitliche Entkoppelung. Mit dem Ausrollen der Lösung ECM smart connect stellt sich das System für den Endanwender wie ein vollständiges ECM System dar. Alle zu archivierenden Druckbelege werden in Dynamics 365 Business Central gespeichert und können dort abgerufen werden. Die endgültige Archivierung ist damit vorbereitet. Im Anschluss daran kann die Einrichtung und Produktivsetzung des eigentlichen ECM-Systems erfolgen. Ein gemeinsamer Go Live der beiden Systeme ist nicht mehr erforderlich, was die Komplexität eines ECM-Projekts erheblich vermindert.

• Mittelfristig sollten die Belege in einem ECM System archiviert werden. Zum einen ist Dynamics 365 Business Central mit dieser Lösung zwar dokumentenecht aber nicht revisionssicher. Zum anderen wird die Datenbank durch das Abspeichern der Belege sehr groß und damit langsam. Eine Entlastung der Datenbank über ein ECM System ist zwingend notwendig.