Generelle Funktionsweise
Ausgangspunkt für die Archivierung über ECM Smart Connect ist der Aktenplan. Der Aktenplan stellt die Geschäftsobjekte und ihre Beziehungen zueinander dar. So sind die Geschäftsobjekte Kundenangebot und Kundenauftrag über die Angebotsnummer im Aktenplan miteinander verknüpft.
Die Definition dieser Geschäftsobjekte und ihrer Beziehungen erfolgt über die Pflegeprogramme die ECM Smart Connect. Zwar wird eine initiale Definition des Aktenplans mit ausgeliefert, diese kann aber individuell beim Kunden angepasst und erweitert werden.
Wenn ein Geschäftsvorfall ausgelöst wird, dann erhält der Aktenplan einen neunen Eintrag über dieses Geschäftsobjekt entsprechend der Definition. Wenn also ein Anwender ein Angebot erfasst, erstellt ECM Smart Connect automatisch einen Eintrag für dieses Angebot im Aktenplan.
Dieser Aktenplaneintrag kann nun selbst wieder Träger
von ein oder mehreren ausgehenden oder eingehenden Belegen sein. Wenn
der Anwender das Angebot druckt, registriert ECM Smart
Connect diesen Vorgang und erstellt dafür einen
Ablageauftrag.
Der Ablageauftrag besagt, dass für dieses Angebot ein
Ausdruck erfolgt ist, der am entsprechenden
Aktenplaneintrag angehängt werden muss. Ablageaufträge
werden periodisch abgearbeitet und stellen die Druckbelege im
Aktenplan zur Verfügung.
Wenn die Bereitstellung der Duckbelege erfolgt ist, startet die Indexerstellung. Die Indexerstellung stellt alle Begriffe zusammen, mit denen der Druckbeleg klassifiziert werden soll und speichert sie parallel zum Druckbeleg im Aktenplan ab. Mit diesen Begriffen kann der Beleg später in eine ECM System recherchiert und angezeigt werden.
Zur revisionssicheren Archivierung werden die im
Aktenplan abgelegten Druckbelege an nachgelagerte ECM
Systeme übergeben. Die ECM Systeme erhalten dabei die Druckbelege und
die zughörigen Indexdaten.
Es können unterschiedliche ECM Systeme
angesprochen werden. Für jedes betroffene ECM System stellt ECM Smart
Connect ein eigenes Konnektor-Programm zur Verfügung.
Nach erfolgreicher Archivierung und nachdem eine gewisse Karenzzeit verstrichen ist, werden die Druckbelege und Indexdaten aus dem Aktenplan entfernt. Die Aktplaneinträge selbst bleiben dabei erhalten. Die Karenzzeit für diesen Vorgang kann vom Kunden individuell bestimmt werden.
Das Anzeigen der Druckbelege erfolgt über das Anzeigemanagement von ECM Smart Connect. Ist der Druckbeleg noch im Aktenplan abgelegt, kann er von dort aus angezeigt werden. Ist der Beleg bereits in einem ECM System archiviert, wird der Beleg aus dem betroffenen ECM System heraus aufgerufen.