Eingehende Belege
Über ECM Smart Connect können Belege, die von externen Partnern empfangen, eingelesen, in den Aktenplan eingetragen und angezeigt werden. Über die Konnektoren können diese Belege zusammen mit ihren Indexdaten and ein nachgelagertes ECM System übertragen werden, wenn sich der Beleg nicht schon dort befindet.
Eingehende Belege können über mehrere unterschiedliche Verfahren in ECM Smart Connect eingetragen werden.
Direkte Anbindung
Ein direkt angebundener Konnektor liefert die Bilddaten eines Belegs zusammen mit den Indexdaten direkt an die Schnittstelle für eingehende Belege von ECM Smart Connect.Indirekte Anbindung
Ein indirekt angebundener Konnektor liefert die Bilddaten eines Belegs zunächst an das ECM System. Erst nach Archivierung im ECM System werden die Daten an Dynamics 365 Business Central gemeldet. Bilddaten müssen dabei nicht ausgetauscht werden.Drop Zone
Der Beleg wird per Drag & Drop direkt an die Schnittstelle für eingehende Belege von ECM Smart Connect übertragen. Dabei handelt es sich normalerweise nicht um Bilddaten, sondern um Dateien, wie E-Mails, Word oder Excel-Dateien.Rücklaufbeleg
Der Beleg wurde entweder über Dynamics 365 Business Central erstellt und mit Barcode versehen, um ihn anschließend wieder einzulesen und dem Geschäftsobjekt zuzuordnen.Spätes Scannen
Hier handelt es sich um einen externen Beleg zu dem in Dynamics 365 Business Central, bereits ein Geschäftsobjekt manuell erfasst wurde. Der Beleg wird mit einem Barcode versehen. Dieser Barcode üblicherweise von einer Barcoderolle gezogen und aufgeklebt. Der Barcode wird am Geschäftsobjekt in Dynamics 365 Business Central hinterlegt. Beim späteren Scannen wird der Barcode erkannt und der Beleg wird dem Geschäftsobjekt zugordnet.
Eingehende Belege werden unabhängig vom Format in der Datenbank gespeichert. Es ist aber bei allen Belegen erforderlich, dass die Dokumentenart bestimmt wird.
Anhand der Dokumentenart ermittelt ECM Smart Connect den erforderlichen Konnektor und die Definition der Indexdaten. Mit diesen Informationen erstellt ECM Smart Connect zunächst die Indexdaten im Inhouse Format.
Mit den Indexdaten im Inhouse Format kann ECM Smart Connect das Geschäftsobjekt identifizieren, an das der eingehende Beleg im Aktenplan angefügt werden soll. Sollten die Indexdaten nicht vollständig vorhanden sein, kann der Anwender über eine Eingabemaske diese Daten ergänzen.
Sind alle erforderlichen Daten vorhanden, erfolgt der Eintrag im Aktenplan. Der Anwender kann anschließend diesen Beleg in Dynamics 365 Business Central anzeigen lassen.