Funktionsweise Indexierung

Mit der Ablage eines Belegausdrucks in ECM Smart Connect startetet der Prozess der Indexierung.

Um diesen Prozess zu starten, muss das Programm ECM; smart connect zunächst erkennen, dass ein Belegausdruck abgelegt wurde. Dies geschieht über ein Subscriberprogramm des Indexmanagements, das an die Ablage von ECM Smart Connect gebunden ist und das registriert, wenn dort ein neuer Belegausdruck eingestellt wird.

Anhand der Berichtsnummer, die in der Ablage ebenfalls gespeichert wird und anhand der Einrichtungsdaten des Berichts ermittelt das das Programm die Indexdefinition, die für die Umsetzung herangezogen werden.

Diese Indexdefinition ist in der Einrichtung der Indexierung beschrieben. Sie enthält Verweise auf Tabellen und Felder in Dynamics 365 Busines Central, die für die Indexierung herangezogen werden sollen.

Das Programm löst diese Verweise auf und stellt die so ermittelten Dateninhalte in einer Xml-Struktur zur Verfügung. Anschließen wird diese Xml-Struktur parallel zum Belegausdruck in der Ablage von ECM Smart Connect gespeichert.

Wenn die Archivierung im nachgelagerten ECM System durchgeführt wird, werden mit der Bereitstellung des Belegs auch die Indexdaten exportiert. Der Export der Indexdaten erfolgt nicht in der abgespeicherten Xml-Struktur, sondern in der Form, die das Ziel-ECM System vorgibt.
Die Umwandlung der Xml-struktur in das Zielformat ist Aufgabe des jeweiligen Konnektors.

Nach erfolgreicher Archivierung werden die gespeicherten Indexdaten aus ECM Smart Connect gelöscht, um die Datenbank von Dynamics 365 Business Central wieder zu entlasten.
Der Aktenplaneintrag selbst bleibt dabei aber erhalten.

Indexierung
Einrichten der Indexierung
Aktualisierung der Indexierung